基金管理有限公司档案管理制度模版

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1、X基金管理有限公司档案管理制度第一章总则第一条为了做好X基金管理有限公司（以下简称“公司”）档案 管理工作，实现档案管理工作规范化、标准化，提高档案工作的管理 水平，更好地积累公司史料，依据中华人民共和国档案法、中华 人民共和国档案法实施办法、中华人民共和国证券投资基金法等 相关法律法规，制定本制度。第二条档案管理工作是公司管理工作的重要组成部分，是维护 公司合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。本制度所指档案是指公司在各项活动中直接形成的，作为历史记 录保存以备查考的文字、图像、声音以及其他方式和载体记录的资料。 它由纸质档案、电子档案、实物档案构成，包括公文档案、会计档案、 人力资源档案、

2、业务项目档案、技术档案、工程档案、计算机数据档 案、音像档案、证书证章档案等。第三条 本制度适用于公司各部门及分支机构（区域办事机构） （以下简称“各单位”）。第二章档案管理体制第四条 公司档案管理实行统一领导，分级、分类集中管理体制。（一）公司档案按照档案重要程度分为公司级档案和部门级档 案，分别由公司综合管理部和各单位负责集中管理。部门级档案范围 由公司综合管理部与相关单位本着尽量缩小档案保管范围的原则协 商确定，不定期进行调整。公司综合管理部为公司档案的归口管理部门，负责集中管理公司 级档案，对各单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，设置专门 的档案室或档案柜，并配备专职的档案管理人员

3、。各单位负责集中管理部门级档案，部门负责人对本单位的档案管 理工作负责，配置专门的档案柜，由部门兼职档案管理员负责本单位 的档案管理工作。（二）公司档案按照档案性质和用途进行分类，对不同类别的公 司级档案，根据工作需要可交由各单位负责定期或长期保存。公司董事会和监事会档案，由公司综合管理部具体负责管理、长 期保存。公司会计类档案，由财务管理部负责管理，其中三年内的会计档 案，由部门负责定期保存，三年以上的会计档案，由公司综合管理部 负责长期保存。公司人力资源类档案，由综合管理部负责管理、长期保存。公司党总支、工会系统的档案，经授权后，可交公司综合管理部 归档管理。公司级业务档案资料，在项目结束

4、前由相关部门负责定期保存； 项目结束后，相关部门应在项目结束当季交公司综合管理部归档管 理、长期保存。第五条 档案管理部门的主要职责：（一）公司综合管理部档案管理职责1. 组织贯彻执行党和国家有关档案管理工作的方针政策、法规以 及公司关于档案工作的有关规定。2. 起草制订公司档案管理工作的相关制度。3. 集中统一管理和保管公司级档案。4. 负责公司级档案的归档立卷、案卷接收、整理编号、分类保管、 编制检索工具、提供利用、组织鉴定统计工作。5. 负责对各单位档案材料的收集、积累、整理、组卷和归档等各 项工作不定期检查和业务指导。6负责公司级档案的编研、咨询和利用工作，组织安排对已超过 保管期限的

5、档案资料进行鉴定、销毁。7. 负责不定期对各单位档案管理员进行档案管理知识培训。8. 严格执行公司保密制度，确保档案的完整与安全。（二）各单位档案管理职责1. 严格执行公司关于档案工作的有关制度、规定。2. 起草制订部门档案管理工作实施细则，包括代公司保管的档案 类别、归档及使用规范、档案检查机制等内容。3对本单位文件材料进行收集、积累、整理、组卷和归档，集中统一管理和保管部门级档案。4. 部门兼职档案管理员须向公司办公室报备，人员更换要及时备 案并严格做好档案交接工作。5. 严格执行公司保密制度，确保档案的完整与安全。第六条 档案管理人员的工作要求：（一）热爱本职工作，努力学习，刻苦钻研业务

6、，不断总结经验, 提高管理工作水平。（二）忠于职守，严格遵守保密纪律，认真履行档案借阅审批手 续。第三章档案材料的收集与整理第七条 公司综合管理部负责公司文件材料的积累、整理和归档, 各单位由经备案的档案管理人员积累和整理本单位需归档的文件（含 电子、声像）材料，并做好立卷和卷内文件目录登录工作。第八条公司在业务活动中形成的档案材料，归档范围为：（一）公司级档案材料1 公司各业务系统对外签订的业务合同、协议，各类业务项目档 案，包括项目工作底稿、立项报告、内核报告、申报材料、总结报告 等资料；2公司经理层各专业委员会会议的议案、会议记录、会议纪要等 材料；3公募基金、特定客户资产管理业务客户资

7、料，包括各类开户申 请表、风险揭示书、合同、协议等资料；4. 能够证明客户交易指令内容的书面、电话、计算机或中国证监 会规定的其他方式下达交易指令的记录；5交易系统计算机数据（包括委托、成交、清算数据等）在各种 介质上的备份；6. 公司认定其他需要归档管理的业务资料。（二）部门级档案材料1. 公司各业务系统工作档案，包括各类划款指令、付款单据、交 割单据、投资指令、业务报表（月报、年报）、证明文件等资料；2. 公司研究业务调研报告、研究报告以及公开发表和正式出版的 文章或专著等；3公司客户在业务办理过程中签署的各种表格、文件等资料；4公司业务部门在业务中形成的有关开户、TA、估值、清算、交 易

8、、等方面的单据材料，以及错单记录及处理错单的情况材料；4、 客户投诉、业务纠纷及处理结果材料；5. 部门工作中形成的上述资料档案的电子文件；6. 部门认定其他需要归档管理的业务资料。第九条公司在管理活动中形成的档案材料，归档的范围为：（一）公司级档案材料1 公司的各类证照，包括营业执照及IC卡、基金管理资格证书、 开户许可证、外汇经营许可证、统计证、沪深交易所会员证、各级基 金业协会会员证等全部证照（包含正、副本）；2公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、清算等方面的 文件材料（包括公司章程及投资各方签订的合同），以及年检材料；3公司股东决定、董事会、监事会等会议形成的决议、工作报告、 会

9、议记录、会议纪要及其他会议材料；4. 公司总裁办公会在经营决策、经营管理方面形成的决定、总结、 计划、会议记录、会议纪要等文件材料；5. 公司年度（半年度）工作会以及各专业会议的工作报告、会议 记录、会议纪要等材料；6公司党总支、工会系统的资料档案；7. 公司对外签订的各类合同、协议等法律文书以及对外报送的各 类加盖印章文件等材料；8. 公司内部各项工作的公文请示、批复及公司下发的红头文件等 材料；9股东单位、监管部门、交易所、协会、工商、法院等有权机关 对公司下发的各类批复、通知等来文；10公司内部控制鉴证报告、合规报告、稽核报告、审计报告、 对重大事件的处理报告及其他专题调查报告等材料；1

10、1 公司监管报表、会计报表、稅务报表、统计报表、会计凭证、 会计帐薄等材料；12公司人事管理、劳动工资、职工教育、培训等材料；13. 公司各项工作的规章制度、办法、规定等；14. 公司年报、公司内刊等出版物以及与公司相关的有保存价值 的外来出版物；15公司各类信息系统的计算机网络拓扑结构图、布线图、软件 开发文档、重要数据备份、重要电脑设备的随机文档等资料；16公司招标采购项目的立项报告、招投标书、建设和评估材料以及基建、装修项目的预决算书、竣工图、大型设备的使用说明等；17公司各类会议、团队活动的录音、录像、照片等影音文件；18公司获得的奖牌、奖状、证书等；19公司认定其它具有利用和保存价值

11、的文件材料、电子文档及 实物等。（二）部门级档案材料1部门工作中形成的签报、盖章、发文、收文等各种材料；2公司下发的各种通知、红头文件以及部门间的工作沟通、工作 联系函、工作通知单等；3部门内部工作会议记录、会议纪要；4. 部门内部岗位职责表，员工岗位调整工作交接记录等；5. 部门工作中形成的上述资料档案的电子文件；6. 部门认定其它具有利用和保存价值的文件材料、电子文档及实 物。第十条对归档纸质文件材料、电子文件资料的基本要求：（一）完整1 归档文件材料必须完整。对一项事件产生、发展全过程的文件 材料，凡是有价值的都要完整保存；2.每份文件的正件和附件、正本与底稿、请示与批复、批转件与 原件

12、、多种文字形成的同一文件，应放在一起组卷。（二）准确1. 归档的文件材料必须准确地反映公司各项活动的真实内容和 过程；2不同年度的文件，一般不要放在一起立卷，跨年度的文件分类 归档要准确。（三）系统1.归档的文件材料按其形成规律分类组卷，既要保持文件之间的 有机联系，又要层次分明；2会议文件的排列顺序为：批示、请示、通知、名单、议程、报 告、总结、会议纪要；3份文件，正文在前、底稿在后，批复在前、请示在后，正件 在前、附件在后，转发文在前、原件在后，重要文件的历次修改稿依 次排列在定稿之后。（四）凡公司制发的各种文件，必须做到书写规范、字迹清晰， 严禁用铅笔、圆珠笔书写、签署意见和签名，以利于

13、延长档案的寿命。（五）凡公司正式签订的合同、协议等，要将内容（包括数额、 日期、签字）填写齐全，加盖印鉴和骑缝章并注明页数后归档。同时 相应的合同审批表、法人授权委托书、合同正本、合同附件及合同变 更等有关文件一并归档。合同、协议等档案应留存两份原件，公司综 合管理部一份，主办部门一份。只有一份原件的，由公司综合管理部 留存，主办部门留存复印件。（六）对以公司或部门名义发出的请示、报告，凡有批复文的， 经办人要将原件交公司存档，承办部门留复印件备查；无批复文而有 重要口头批复的，经办人要将“批复人” “批复内容” “批复日期” 等及时注在原请示文件上，归档备查。公司下发批复文的同时，要将 请示

14、文附在批文后一并归档。（七）电子档案应采用只读光盘刻录保存，禁止使用软磁盘、U 盘、可擦写光盘、计算机硬盘作为归档电子文件的长期存储载体。应 对光盘介质内的电子文件检查并清除计算机病毒，存储电子文件的载 体或包装盒上应贴有标签，标签内应填写部门名称、制作人姓名、电 子档案涉及的年份、密级等。第四章档案材料的归档与移交第十一条档案材料的归档（一）员工要根据本制度及部门档案管理工作实施细则，及时清 理交还办毕公司文件、合同、协议、单据等材料，凡应归档的文件材 料一律及时交本部门档案管理人员归档，任何个人不得自行保存。（二）外来文件归档公司相关部门收到外部单位的来文后，应立即将来文以公文阅 办单方式

15、报公司阅知，对于以“X基金管理有限公司”为收文单位 的来文，在收到来文的5个工作日内，将原件送交公司综合管理部档 案管理员存档，部门可自留复印件备查，其他来文原件由部门存档。（三）发文稿件归档发文稿件审批完成后，红头文件由公司综合管理部负责打印、制 作、归档，除主办部门需要领取红头文件的数量外，公司综合管理部 存档三份，发文稿纸在前，红头文件在后。（四）加盖印章文件归档加盖印章文件盖章完成后，由主办部门全套复印，加盖印章审批 表在前，盖章文件复印件在后，公司综合管理部与主办部门各存档一 份。（五）合同、协议文件归档合同、协议文件盖章完成后，对方单位已经加盖印章的，由公司 综合管理部直接存档一份

16、原件，加盖印章审批表在前，盖章合同、协 议文件在后；否则，由主办部门全套复印，公司综合管理部暂存一份 复印件，合同、协议原件由主办部门负责收回后及时交公司综合管理 部归档，主办部门留存复印件。（六）公文处理单文件归档纸质公文处理单审批完成后，由公司综合管理部直接归档，主办 部门留存复印件；0A系统中电子公文处理单，随0A系统电子档案备 份存档。（七）业务中形成的交易指令记录、交易结算单、交易月报等交 易记录和其他业务记录等必须按月归档。（A）计算机网络系统的拓扑结构图、布线图等信息技术资料要 及时归档；由外单位承包计算机工程项目结束时，将需求报告书、任 务书、工程验收时提交的各种文档及原需求报

17、告书、使用说明书、程 序说明书等详细的软件开发文档及源程序代码一并归档。（九）公司一些重要的基建、装修项目合同书、预决算书、竣工 图及其它文件材料，在工程项目结束时，按规定经相关人员审定后归 档。第十二条档案材料的移交时间（一）各单位在每年3月30日之前向公司综合管理部移交上一 年度发生、收集的必须归档的公司级档案资料，本部门可留存经批准 的复印件备查。（二）各单位在每年4月30日前将上一年度部门级档案目录报 公司办公室备案。（三）会计档案在会计部门保管三年后，由会计部门立卷人员于 第四年6月30日前向公司综合管理部移交。（四）公司各信息系统数据的备份电子档案，应分别于每年1月、 7月前10个

18、工作日内将上半年度的数据备份光盘移交至公司综合管 理部保存。1. 技术管理部负责直接管理的公司信息系统，包括业务系统（包 括但不限于投资交易系统、直销系统、清算系统、估值系统、TA系 统等）、财务系统、办公管理系统、风控系统等系统管理数据的日常 管理及备份工作；2. 基金运营部负责公司信息系统与TA.估值和清算相关的业务 数据的日常管理及备份工作。（五）各单位收到公司获得的奖牌、奖状、证书等，应及时向公 司综合管理部移交归档。第十三条档案管理人员必须对交接归档的文件材料进行认真审 查验收，主要检查档案是否按照档案管理办法进行整理、立卷，档案 是否齐全、完整。核对无误后由档案管理员与各部门负责移

19、交档案人 员在X基金 部档案交接登记表（见附件1）和X基金 卷 内档案目录（见附件2）上签字，双方各持一份。如发现有误，由 档案管理员退回原处进行重新整理。档案管理员应对移交档案建立档 案目录，确保移交档案资料与档案目录的一致性，并确保移交档案资 料的真实性、准确性、完整性。文件材料不完整、不真实的，不予鉴 定、验收。交接验收的文档必须达到以下要求：（一）案卷封面填写要符合规定，标题表达清楚，与内容要一致, 书写工整。（二）案卷内的文件材料要完整、准确和系统；用纸、书写、编页号要符合要求。（三）卷内目录要填写完整。（四）会计人员对破损的凭证、帐薄、报表要进行修补。装订要 规范、牢固、整齐，装订

20、时不得压字和掉页。（五）电子档案要确保载体清洁、无划痕、无病毒、档案与目录 一一对应、文件内容完整等。第五章档案的日常管理第十四条档案保管（一）保存档案必须有专用柜、架，排架方法要科学，便于查找。（二）已经归档的文件材料不得修改。（三）要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。 对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。对遗失或查无下 落的档案，要及时查明原因、报告领导，对当事人进行处理，并做出 记载。（四）电子文件归档移交前，各承办部门应检查本部门电子文件 的真实性与完整性，要做到移交及时、数据完整、内容准确、目录编 制规范、目录与文件一致、手续清楚等，电子档案每年抽验一次。（五

21、）档案库房温湿度要符合规定要求，并且具备良好的卫生环 境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。（六）不同性质、不同载体的档案应根据其自身特点分别保存。 电子档案的保存应单独存放，注意防磁。第十五条档案鉴定（一）档案归档验收时，应根据归档范围和归档要求进行鉴定验 收，如鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员 修改、补充、完善后再归档。（二）档案归档后，根据国家和有关部门规定编制的档案保管期 限表进行鉴定，确定其保管期限（见附件3、4）。企业档案保管期限 分为永久、定期两种，定期一般分为长期（30年）、短期（10年）。 确定保管期限的基本原则是：1. 长远利用价值的

22、档案应永久保存；2. 在一定时期内有利用价值的档案为长期或短期保存；3凡是介 于两种保管期限之间的档案，其保管期一律从长。（三）对已到保管期限和超过期限的档案，要由公司领导、业务 人员和档案管理人员组成鉴定小组，对上述档案进行价值复审鉴定， 从而决定档案是继续保存或销毁，并签署姓名和日期。第十六条档案销毁（一）档案销毁必须参照档案保管期限表严格掌握、慎重从事。 经鉴定小组确认保存期满且无保存价值的档案方能销毁。（二）销毁前要编制档案销毁清册，提出销毁报告，经主管档案 工作的领导审核，并报董事长审批后方能销毁。（三）销毁档案时要严格执行公司保密规定，实行双人监销制度。（四）电子档案的销毁应注意确

23、保载体与信息彻底销毁。（五）会计档案需要销毁时，可在相应案卷目录中加盖“销毁” 戳记，并注明销毁日期。第十七条档案统计（一）档案统计是客观认识档案工作的重要手段，是科学管理档 案工作的一个环节。统计数据应以原始记录为依据，做到真实、准确、 可靠。（二）档案统计的内容主要有：档案管理基本情况统计，档案数 量和状况（包括档案的收集、整理、鉴定、销毁、库存等）的统计， 档案工作人员情况统计，档案提供利用及其效果的统计等。第六章档案信息研究利用第十八条档案信息研究利用是公司档案管理的一个重要内容。 应重视档案信息研究工作，为公司经营管理服务，为提高公司效益服 务。第十九条加强档案编研工作。档案管理部门

24、根据工作需要，对 档案进行加工整理，可汇编专题资料、大事记、组织沿革、图表手册 等。第二十条 档案信息的研究和利用工作，必须严格执行保密规定。 第二一条 档案借阅、复印必须填写X基金档案借阅复印审 批单（见附件5）,并在X基金档案借阅复印登记表上登记，严 格履行借阅复印审批手续。（一）公司综合管理部负责公司集中管理档案的借阅，各部门分 别负责代为管理档案的借阅，做好借阅登记手续。（二）公司内跨部门、跨机构借阅档案的，必须经档案管理部门 分管领导的批准，方可调卷。（三）借阅公司涉密文件的，必须报公司董事长批准后方可借阅。（四）借阅档案如需复制，须在X基金档案借阅复印审批单 上注明。涉密档案资料及

25、主办单位规定不准复制的资料，一律不得复 制。（五）借阅档案原件时应妥善保管、按时归还，档案资料借阅期 限一般不得超过1天，如需延长借阅时间，应在X基金档案借阅复 印审批单上注明。（六）存档的电子档案不得外借，利用时要使用电子档案的复制 件。（七）借阅人员必须妥善保管档案资料，不得将档案遗失、拆散、 翻印、勾画、损坏、涂改、加注、剪贴、抽张、空页等。第七章档案管理奖惩第二十二条 公司对档案管理工作成绩优异和做出突出贡献者应 给予表彰和奖励。第二十三条下列行为，按照X基金管理有限公司员工奖惩制 度的相关规定进行处罚。（一）损毁、丢失、藏匿或者擅自销毁档案的；（二）涂改、伪造档案的；（三）不按规定保

26、存证券交易、结算、交割等资料档案的；（四）擅自提供、查阅、抄录、复制档案的；（五）档案管理人员玩忽职守造成档案损失的；（六）失密或泄密的。第八章附则第二十四条 公司会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的会计档案管理办法的有关规定执行。第二十五条 本制度由公司总裁办公会负责解释。第二十六条本制度自发布之日起施行。附件：1.X基金部档案交接登记表2. X基金卷内档案目录3. X基金档案保管期限表4. X基金会计档案保管期限表5. X基金档案借阅复印审批单编号:序号文件 编号文件标题、附件页数备注1234L678910111215交接部门 负责人年 月曰交接人年 月曰接收部门 负责人年 月曰接收人

27、年 月曰监交人年 月曰序号编号文件题名经办人日期备注X基金档案保管期限表序号档案内容保管期限一、公司在业务活动中形成的档案材料（一）公司级档案材料1公司各业务系统对外签订的业务合同、协议，各类业务项目档案，包括项目工作 底稿、立项报告、内核报告、申报材料、总结报告、等资料；永久2公司经理层各专业委员会会议的议案、会议记录、会议纪要等材料；永久3公募基金、特定客户资产管理业务客户资料，包括各类开户申请表、风险揭示书、 合同、协议等资料；长期4能够证明客户交易指令内容的书面、电话、计算机或中国证监会规定的其他方式 下达交易指令的记录；长期5交易系统计算机数据（包括委托、成交、清算数据等）在各种介质

28、上的备份；长期（二）部门级档案材料6公司各业务系统工作档案，包括各类划款指令、付款单据、交割单据、投资指令、 业务报表（日报、月报、年报）、证明文件等资料；（1）重要的，（2）一般的；永久 长期7公司研究业务调研报告、研究报告以及公开发表和正式出版的文章或专著等；永久8公司客户在业务办理过程中签署的各种表格、文件等资料；长期9客户投诉、业务纠纷及处理结果材料；长期10部门工作中形成的上述资料档案的电子文件；长期二、公司在管理活动中形成的档案材料（一）公司级档案材料11公司的各类证照永久12公司及分支机构的设立、变更的申请、审批、登记以及终止、清算等方面的文件 材料（包括公司章程及投资各方签订的

29、合同），以及年检材料永久13公司股东决定、董事会、监事会等会议形成的决议、工作报告、会议记录、会议 纪要及其他会议材料永久14公司总裁办公会在经营决策、经营管理方面形成的决定、总结、计划、会议记录、 会议纪要等文件材料永久15公司年度（半年度）工作会以及各专业会议的工作报告、会议记录、会议纪要等W洱永久16公司党总支、工会系统的资料档案永久17公司对外签订的各类合同、协议等法律文书以及对外报送的各类加盖印章文件等 材料永久18公司内部各项工作的公文请示、批复及公司下发的红头文件等材料（1）重要的，（2）一般的；长期短期19股东单位、监管部门、交易所、协会、工商、法院等有权机关对公司下发的各类

30、批复、通知等来文（1）重要的，（2）一般的；永久长期20公司内部控制鉴证报告、合规报告、稽核报告、审计报告、对重大事件的处理报 告及其他专题调查报告等材料永久21公司监管报表、会计报表、税务报表、统计报表长期22公司人事管理、劳动工资、职工教育、培训等材料（1）重要的，（2）一般的；永久长期23公司各项工作的规章制度、办法、规定等永久24公司年报、公司内刊等出版物以及与公司相关的有保存价值的外来出版物永久25公司各类信息系统的计算机网络拓扑结构图、布线图、软件开发文档、重要数据 备份、重要电脑设备的随机文档等资料永久26公司招标采购项目的立项报告、招投标书、建设和评估材料以及基建、装修项目 的

31、预决算书、竣工图、大型设备的使用说明等长期27公司各类会议、团队活动的录音、录像、照片等影音文件长期28公司获得的奖牌、奖状、证书等永久（二）部门级档案材料29部门工作中形成的签报、盖章、发文、收文等各种材料长期30公司下发的各种通知、红头文件以及部门间的工作沟通、工作联系函、工作通知 单等（1）重要的，（2）一般的；长期短期31部门内部工作会议记录、会议纪要（1）重要的，（2）一般的；长期 短期32部门内部岗位职责表，员工岗位调整工作交接记录等长期33部门工作中形成的上述资料档案的电子文件长期X基金会计档案保管期限表序号档案内容保管期限一、会计凭证1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二、会计账簿1总分类账15年2明细分类账15年3现金、银行存款日记账25年4其他日记账15年5固定资产卡片固定资产报废清理后5年6辅助账簿15年三、财务报告1月、季度财务报告3年2年度财务报告永久四、其他1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对账单5年X基金档案借阅复印审批单编号:借阅人部门借阅日期文件编号文件类型复印件电子版原件（借阅期限：）文件标题借阅（复印）理由部门负责人意见年 月曰综合管理部意见年 月曰批准人意见年 月曰借阅人年 月曰档案管理员年 月曰备注