精品基金管理有限公司档案管理制度模版(共23页)【在线阅读】

2022-07-03 17:33:38 本页面

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1、X基金管理有限公司档案管理制度第一章总则第一条为了做好X基金管理有限公司(以下简称“公司”)档案 管理工作,实现档案管理工作规范化、标准化,提高档案工作的管理 水平,更好地积累公司史料,依据中华人民共和国档案法、中华 人民共和国档案法实施办法、中华人民共和国证券投资基金法等 相关法律法规,制定本制度。
第二条档案管理工作是公司管理工作的重要组成部分,是维护 公司合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。
本制度所指档案是指公司在各项活动中直接形成的,作为历史记 录保存以备查考的文字、图像、声音以及其他方式和载体记录的资料。
它由纸质档案、电子档案、实物档案构成,包括公文档案、会计档案、人力资源档案、业务项目档案、技术档案、工程档案、计算机数据档 案、音像档案、证书证章档案等。
第三条 本制度适用于公司各部门及分支机构(区域办事机构)(以下简称“各单位”)。
第二章档案管理体制第四条 公司档案管理实行统一领导,分级、分类集中管理体制。
(一)公司档案按照档案重要程度分为公司级档案和部门级档 案,分别由公司综合管理部和各单材料29部门工作中形成的签报、盖章、发文、收文等各种材料长期30公司下发的各种通知、红头文件以及部门间的工作沟通、工作联系函、工作通知 单等(1)重要的,(2)一般的;长期短期31部门内部工作会议记录、会议纪要(1)重要的,(2)一般的;长期 短期32部门内部岗位职责表,员工岗位调整工作交接记录等长期33部门工作中形成的上述资料档案的电子文件长期X基金会计档案保管期限表序号档案内容保管期限一、会计凭证1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二、会计账簿1总分类账15年2明细分类账15年3现金、银行存款日记账25年4其他日记账15年5固定资产卡片固定资产报废清理后5年6辅助账簿15年三、财务报告1月、季度财务报告3年2年度财务报告永久四、其他1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对账单5年X基金档案借阅复印审批单编号:借阅人部门借阅日期文件编号文件类型复印件电子版原件(借阅期限:)文件标题借阅(复印)理由部门负责人意见年 月曰综合管理部意见年 月曰批准人意见年 月曰借阅人年 月曰档案管理员年 月曰备注。

2、由公司综合管理部与相关单位本着尽量缩小档案保管范围的原则协 商确定,不定期进行调整。
公司综合管理部为公司档案的归口管理部门,负责集中管理公司 级档案,对各单位的档案管理工作进行监督、检查和指导,设置专门 的档案室或档案柜,并配备专职的档案管理人员。
各单位负责集中管理部门级档案,部门负责人对本单位的档案管 理工作负责,配置专门的档案柜,由部门兼职档案管理员负责本单位 的档案管理工作。
(二)公司档案按照档案性质和用途进行分类,对不同类别的公 司级档案,根据工作需要可交由各单位负责定期或长期保存。
公司董事会和监事会档案,由公司综合管理部具体负责管理、长 期保存。
公司会计类档案,由财务管理部负责管理,其中三年内的会计档 案,由部门负责定期保存,三年以上的会计档案,由公司综合管理部 负责长期保存。
公司人力资源类档案,由综合管理部负责管理、长期保存。
公司党总支、工会系统的档案,经授权后,可交公司综合管理部 归档管理。
公司级业务档案资料,在项目结束前由相关部门负责定期保存;项目结束后,相关盖印章文件等 材料永久18公司内部各项工作的公文请示、批复及公司下发的红头文件等材料(1)重要的,(2)一般的;长期短期19股东单位、监管部门、交易所、协会、工商、法院等有权机关对公司下发的各类 批复、通知等来文(1)重要的,(2)一般的;永久长期20公司内部控制鉴证报告、合规报告、稽核报告、审计报告、对重大事件的处理报 告及其他专题调查报告等材料永久21公司监管报表、会计报表、税务报表、统计报表长期22公司人事管理、劳动工资、职工教育、培训等材料(1)重要的,(2)一般的;永久长期23公司各项工作的规章制度、办法、规定等永久24公司年报、公司内刊等出版物以及与公司相关的有保存价值的外来出版物永久25公司各类信息系统的计算机网络拓扑结构图、布线图、软件开发文档、重要数据 备份、重要电脑设备的随机文档等资料永久26公司招标采购项目的立项报告、招投标书、建设和评估材料以及基建、装修项目 的预决算书、竣工图、大型设备的使用说明等长期27公司各类会议、团队活动的录音、录像、照片等影音文件长期28公司获得的奖牌、奖状、证书等永久(二)部门级档案。

3、五条 档案管理部门的主要职责:(一)公司综合管理部档案管理职责1.组织贯彻执行党和国家有关档案管理工作的方针政策、法规以 及公司关于档案工作的有关规定。
2.起草制订公司档案管理工作的相关制度。
3.集中统一管理和保管公司级档案。
4.负责公司级档案的归档立卷、案卷接收、整理编号、分类保管、编制检索工具、提供利用、组织鉴定统计工作。
5.负责对各单位档案材料的收集、积累、整理、组卷和归档等各 项工作不定期检查和业务指导。
6负责公司级档案的编研、咨询和利用工作,组织安排对已超过 保管期限的档案资料进行鉴定、销毁。
7.负责不定期对各单位档案管理员进行档案管理知识培训。
8.严格执行公司保密制度,确保档案的完整与安全。
(二)各单位档案管理职责1.严格执行公司关于档案工作的有关制度、规定。
2.起草制订部门档案管理工作实施细则,包括代公司保管的档案 类别、归档及使用规范、档案检查机制等内容。
3对本单位文件材料进行收集、积累、整理、组卷和归档,集中统一管理和保管部门级档作档案,包括各类划款指令、付款单据、交割单据、投资指令、业务报表(日报、月报、年报)、证明文件等资料;(1)重要的,(2)一般的;永久 长期7公司研究业务调研报告、研究报告以及公开发表和正式出版的文章或专著等;永久8公司客户在业务办理过程中签署的各种表格、文件等资料;长期9客户投诉、业务纠纷及处理结果材料;长期10部门工作中形成的上述资料档案的电子文件;长期二、公司在管理活动中形成的档案材料(一)公司级档案材料11公司的各类证照永久12公司及分支机构的设立、变更的申请、审批、登记以及终止、清算等方面的文件 材料(包括公司章程及投资各方签订的合同),以及年检材料永久13公司股东决定、董事会、监事会等会议形成的决议、工作报告、会议记录、会议 纪要及其他会议材料永久14公司总裁办公会在经营决策、经营管理方面形成的决定、总结、计划、会议记录、会议纪要等文件材料永久15公司年度(半年度)工作会以及各专业会议的工作报告、会议记录、会议纪要等W洱永久16公司党总支、工会系统的资料档案永久17公司对外签订的各类合同、协议等法律文书以及对外报送的各类加。

4、5.严格执行公司保密制度,确保档案的完整与安全。
第六条 档案管理人员的工作要求:(一)热爱本职工作,努力学习,刻苦钻研业务,不断总结经验,提高管理工作水平。
(二)忠于职守,严格遵守保密纪律,认真履行档案借阅审批手 续。
第三章档案材料的收集与整理第七条 公司综合管理部负责公司文件材料的积累、整理和归档,各单位由经备案的档案管理人员积累和整理本单位需归档的文件(含 电子、声像)材料,并做好立卷和卷内文件目录登录工作。
第八条公司在业务活动中形成的档案材料,归档范围为:(一)公司级档案材料1 公司各业务系统对外签订的业务合同、协议,各类业务项目档 案,包括项目工作底稿、立项报告、内核报告、申报材料、总结报告 等资料;2公司经理层各专业委员会会议的议案、会议记录、会议纪要等 材料;3公募基金、特定客户资产管理业务客户资料,包括各类开户申 请表、风险揭示书、合同、协议等资料;4.能够证明客户交易指令内容的书面、电话、计算机或中国证监 会规定的其他方式下达交易指令的记录;5交易系统计算机数据(包括委托、成交、清算数据等)在各种 介质上的备份;6度自发布之日起施行。
附件:1.X基金部档案交接登记表2.X基金卷内档案目录3.X基金档案保管期限表4.X基金会计档案保管期限表5.X基金档案借阅复印审批单编号:序号文件 编号文件标题、附件页数备注1234L678910111215交接部门 负责人年 月曰交接人年 月曰接收部门 负责人年 月曰接收人年 月曰监交人年 月曰序号编号文件题名经办人日期备注X基金档案保管期限表序号档案内容保管期限一、公司在业务活动中形成的档案材料(一)公司级档案材料1公司各业务系统对外签订的业务合同、协议,各类业务项目档案,包括项目工作 底稿、立项报告、内核报告、申报材料、总结报告、等资料;永久2公司经理层各专业委员会会议的议案、会议记录、会议纪要等材料;永久3公募基金、特定客户资产管理业务客户资料,包括各类开户申请表、风险揭示书、合同、协议等资料;长期4能够证明客户交易指令内容的书面、电话、计算机或中国证监会规定的其他方式 下达交易指令的记录;长期5交易系统计算机数据(包括委托、成交、清算数据等)在各种介质上的备份;长期(二)部门级档案材料6公司各业务系统工。

5、公司认定其他需要归档管理的业务资料。
(二)部门级档案材料1.公司各业务系统工作档案,包括各类划款指令、付款单据、交 割单据、投资指令、业务报表(月报、年报)、证明文件等资料;2.公司研究业务调研报告、研究报告以及公开发表和正式出版的 文章或专著等;3公司客户在业务办理过程中签署的各种表格、文件等资料;4公司业务部门在业务中形成的有关开户、TA、估值、清算、交 易、等方面的单据材料,以及错单记录及处理错单的情况材料;4、客户投诉、业务纠纷及处理结果材料;5.部门工作中形成的上述资料档案的电子文件;6.部门认定其他需要归档管理的业务资料。
第九条公司在管理活动中形成的档案材料,归档的范围为:(一)公司级档案材料1 公司的各类证照,包括营业执照及IC卡、基金管理资格证书、开户许可证、外汇经营许可证、统计证、沪深交易所会员证、各级基 金业协会会员证等全部证照(包含正、副本);2公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、清算等方面的 文件材料(包括公司章程及投资各方签订的合同),以及年检材料;3公司股东决定、董事会、监事会等会议形成的决议、工作报制,须在X基金档案借阅复印审批单 上注明。
涉密档案资料及主办单位规定不准复制的资料,一律不得复 制。
(五)借阅档案原件时应妥善保管、按时归还,档案资料借阅期 限一般不得超过1天,如需延长借阅时间,应在X基金档案借阅复 印审批单上注明。
(六)存档的电子档案不得外借,利用时要使用电子档案的复制 件。
(七)借阅人员必须妥善保管档案资料,不得将档案遗失、拆散、翻印、勾画、损坏、涂改、加注、剪贴、抽张、空页等。
第七章档案管理奖惩第二十二条 公司对档案管理工作成绩优异和做出突出贡献者应 给予表彰和奖励。
第二十三条下列行为,按照X基金管理有限公司员工奖惩制 度的相关规定进行处罚。
(一)损毁、丢失、藏匿或者擅自销毁档案的;(二)涂改、伪造档案的;(三)不按规定保存证券交易、结算、交割等资料档案的;(四)擅自提供、查阅、抄录、复制档案的;(五)档案管理人员玩忽职守造成档案损失的;(六)失密或泄密的。
第八章附则第二十四条 公司会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的会计档案管理办法的有关规定执行。

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